In 4 fasen zorgen dat je je geld ontvangt

Klanten betalen je factuur niet vanzelf. Sterker nog, bedrijven gaan steeds slechter betalen. En het risico dat jij je geld laat, of zelfs helemaal niet, ontvangt, neemt toe. Maandelijks gaan er honderden (richting de 1.000) bedrijven failliet. Als jouw klant daar bij zit, kun je naar je geld fluiten. Kun je dat voorkomen? Niet helemaal, maar je kunt wel het risico zo klein mogelijk maken dat je achter het net vist. Debiteurenbeheer is onderdeel van je werk als ondernemer. In deze nieuwsbrief een artikel over debiteurenbeheer, en hoe je in 4 fases zorgt dat je je geld op tijd binnen krijgt. 

Fase 1: Besluit of jij deze klant wilt
In deze economisch slechte tijden wil je toch zeker elke klant die je kunt krijgen?! Nou, nee…. Je wilt alleen een klant waarvan je verwacht dat deze je factuur gaat betalen. Een goede klant is een betalende klant! Als ondernemer heb je de ruimte én de plicht om bewust te kiezen of je een prospect als klant wilt. Waar kun je op letten?

• Je onderbuikgevoel. Blijf nadenken en maak verstandige keuzes. Voelt het niet goed? Neem dat gevoel serieus en onderzoek het.
• Zoek uit of het bedrijf er financieel goed voor staat. Vraag cijfers op en beoordeel deze.
• Zoek uit of je gesprekspartner tekenbevoegd is. Bij de kvk kan je dit navragen.
• Doe navraag over het betalingsgedrag van het bedrijf in kwestie bij organisaties als Dun & Bradstreet en Graydon.

Fase 2: Leg afspraken vast
Te vaak vinden ondernemers dat een mondelinge afspraak voldoet. Ze werken graag op basis van wederzijds vertrouwend. In deze overweging zit een vreemde vooronderstelling, namelijk dat het hebben van een contract afbreuk doet aan het vertrouwen. Niets is minder waar. Ondernemen is inderdaad je zakenpartner vertrouwen, maar het betekent ook dat je je professioneel opstelt en dat je verstandig handelt. Leg in het contract tenminste zaken vast als:

• De werkzaamheden;
• Het tarief;
• Aansprakelijkheid;
• Betalingstermijn;
• Algemene voorwaarden die van toepassing zijn.

Fase 3: De factuur
Hoe snel je klant betaalt, is voor een groot deel afhankelijk van de factuur die jij stuurt. Ten eerste: Factureer snel! Het is echt heel zonde om maar eens per maand te factureren. Dat kost uiteindelijk veel geld. Daarnaast doe je er goed aan om bij je klant na te vragen wat er allemaal op de factuur moet staan. Sommige klanten kunnen een factuur alleen in behandeling nemen als deze aan specifieke voorwaarden voldoet. Anders beland hij in een laatje, en ligt hij daar totdat jij aan de bel trekt. Waar moet je aan denken?

• Het juiste factuuradres
• De juiste afdeling / contactpersoon
• Een kostenplaats en / of grootboekrekening
• Een projectcode
• Een ordernummer / PO nummer
• Een digitale of juist papieren factuur 

Fase 4: Kom in actie als betaling uitblijft
Als betaling ondanks je goede voorbereiding toch uitblijft, dan kom je in actie. Wacht daar ook niet te lang mee! Een paar dagen na het vervallen van de factuur kun je gerust een mailtje sturen. Het zou zo maar kunnen zijn dat de factuur niet goed is doorgekomen, het sturen van een kopie factuur kan dan al snel voor betaling zorgdragen. Wanneer betaling alsnog uitblijft, worden je acties serieuzer. Een paar tips:

• Maak afspraken. Accepteer geen vage antwoorden als: ‘We zijn er mee bezig’
• Hou het heft in eigen hand; neem opnieuw contact op als de ander zich niet aan de afspraak (betalen, terugbellen) houdt.
• Hou notities bij. Wie heb je wanneer gesproken en wat is er afgesproken.
• Als niets werkt, stuur je een officiële aanmaning.
• Uiteindelijk kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau.